كيفية كتابة تقرير عمل هذا ما سنتعرف عليه في هذا المقال ، حيث يجد بعض الأشخاص صعوبة في كتابة تقرير عمل في الشركة أو المؤسسة التي يعملون بها ، وبالتالي قد يؤثر ذلك سلبًا عليهم أثناء العمل ، وسيوفر موقعنا الإلكتروني للزائر المحترم تفاصيل حول تعريف تقرير العمل وكيفية كتابة تقرير العمل وأهميته ، بالإضافة إلى عرض خطوات كتابة تقرير العمل بالتفصيل ، ومعرفة خصائص هذا التقرير.
ما هو تقرير العمل
تقرير العمل هو أحد الأساليب المستخدمة للتواصل بين الوحدات الإدارية داخل نفس المنظمة ، ويمكن أن تكون تقارير العمل مكتوبة أو شفهية ، وتتميز التقارير بالكفاءة في ربط مختلف أجزاء المنظمة أو الشركة ، و تحرص الإدارات العليا في الشركات دائمًا على استخدام تقارير العمل من أجل الوصول إلى الأدوات والمعلومات والحقائق التي تساعد على متابعة سير العمل عن كثب ، دون عوائق أو عقبات ، ومن خلال تلك التقارير يمكن التحقق من الإنجازات قام بها الموظفون داخل الشركة ، لمعرفة حجمهم ومدى تأثيرهم ، ومعرفة مدى توافقهم مع الخطة العامة للشركة ، تساعد التقارير الجميع في الحصول على معلومات كافية حول الوحدات والمواقع المختلفة داخل الشركة أو التنظيم ، وبالتالي إمكانية إصدار أحكام حول العمل والغرض منه والجدول الزمني ، وتطبيق الأوامر والمتطلبات من الموظفين.
كيفية كتابة تقرير إداري
كيفية كتابة تقرير عمل
من الضروري اتباع بعض الخطوات لكتابة تقرير عمل جيد وكامل ، حيث يجب أن يتضمن التقرير الإيجابيات المختلفة التي حدثت أثناء سير العمل ، والنتائج التي تم الحصول عليها ، وفيما يلي سيتم سرد خطوات كتابة العمل تقرير بطريقة بسيطة وواضحة:
تحديد هدف تقرير العمل وموضوعه
هذه الخطوة من أهم الخطوات أثناء كتابة تقرير العمل ، حيث يتم تحديد الغرض من التقرير وبالتالي الموضوع الذي يجب تغطيته ، ويتم الإعلان عن ذلك عندما يطلب المدير كتابة التقرير ، حيث يتم شرح موضوع التقرير والغرض منه ، وإذا وجد الشخص صعوبة في معرفة الغرض وأهداف كتابة التقرير ، فمن الضروري مساعدة المدير بطريقة مباشرة للوصول إلى المطلوب والمتابعة. يختلف التقدم المحرز في كتابة التقرير بناءً على الأهداف والموضوعات التي يتناولها.
التخطيط والتحضير لكتابة التقرير
قبل البدء في كتابة تقرير العمل لا بد من التحضير لكتابته ، ولهذا يجب مراعاة العديد من النقاط وأهم تلك النقاط سيتم طرحها في الآتي:
- كتابة ملخص للتقرير: بحيث يتضمن الملخص موجزًا للموضوع الذي سيتناوله التقرير ، وتكون المعلومات واضحة ولها أهداف واضحة.
- وضع الملخص بعين الاعتبار: لا ينبغي إهمال الملخص خلال فترة كتابة التقرير ، بحيث يظل الكاتب متيقظًا باستمرار في كيفية الكتابة وموضوعها ومن يُكتب التقرير ، وبالتالي يبقى متيقظًا للتركيز على المعلومات المهمة في التقرير.
اختيار الطريقة المناسبة لكتابة تقرير العمل
بعد معرفة الأهداف والموضوع لا بد من اختيار طريقة مناسبة للتقرير ، بحيث تتطابق مع المعلومات الواردة فيه والجهة التي سيقدم لها تقرير العمل ، مثل اختيار نوع لهجة الكلام. وطريقة الكلام ، وفي هذه الحالة لا بد من الإلمام بالشخص الذي سيرفع التقرير إليه ، ومن الأمور التي يجب توضيحها عند اختبار طريقة كتابة التقرير هو التالي:
- يجب أن يكون كاتب التقرير على علم بالقراء الذين يخاطبهم من خلال تقريره.
- يجب أن يكون الكاتب حريصًا على أن يكون تقريره مفيدًا ومناسبًا لمختلف الأشخاص الذين سيقرؤونه.
- يجب شرح المعلومات المختلفة الواردة في التقرير ، مهما بدت بسيطة.
- وتجدر الإشارة إلى أن التقرير موجه إلى فئة معينة من الناس ، حتى لا يضيع الغرض من التقرير ، ولا يخص من لا ينتمون إليه.
الاهتمام بأسلوب الكتابة
عند كتابة تقرير العمل لابد من استخدام لغة بسيطة وواضحة والاعتماد على كلمات دقيقة ومفصلة ، بحيث يبدو النص بسيطًا ومفهومًا وواضحًا ، ويجب على المرء أن يلجأ إلى الجمل القصيرة وتجنب المصطلحات المتخصصة ، وإذا اضطر الكاتب لذكر مصطلحات معينة ، يجب شرحها ، ويجب استبدال المصطلحات بكلمات مبسطة قدر الإمكان ، ومن الضروري مراعاة قواعد النحو والإملاء وعلامات الترقيم ، إلخ.
جمع المعلومات الخاصة بتقرير العمل
بعد اعتماد أسلوب الكتابة لا بد من البدء بجمع المعلومات الخاصة بالتقرير ، حيث يقوم الكاتب بجمع المعلومات من مصادر مختلفة من خلال البحث والتحقيق سواء في الكتب أو من خلال التفتيش المباشر في الشركة أو من خلال مقابلة الأفراد وأخذ المعلومات منهم. ، ويجب إرفاق المستندات المختلفة والأوراق والمستندات التي جمعتها أثناء كتابة التقرير والرجوع إليها ضمن التقرير لتأسيس المعلومات ، ومن بين المعلومات التي يجب عدم إغفالها أثناء كتابة تقرير العمل هو ما يلي:
- الرسم البياني.
- الاستبيانات.
- بعض آراء الخبراء والعملاء في الأحاديث التي أجريت معهم.
- بيانات توضيحية.
- الإحصائيات.
- الدراسات والبحوث.
- معلومات مالية.
كتابة التقرير وفق هيكل محدد
ولكي يكون تقرير العمل كاملاً ودقيقاً ، ولكي يكون مقبولاً ، يجب أن يحتوي على العديد من الأجزاء المهمة ، ولهذا السبب يجب الانتباه إلى هيكل التقرير العام ، وفيما يلي أهمها الأجزاء التي يتألف منها تقرير العمل:
- صفحة العنوان: هي الصفحة الأولى من التقرير ويجب أن تتضمن العنوان الذي يشرح محتوى التقرير واسم الكاتب ووظيفته والشخص الموجه إليه التقرير وتاريخ كتابته.
- الملخص: يتضمن الملخص المعلومات المختلفة الواردة في التقرير بشكل موجز وسريع ، بالإضافة إلى عرض الأهداف والنتائج المرجوة من التقرير.
- المحتويات: إنه جدول يشرح أقسام التقرير وبالتالي يقدم لمحة موجزة عن أقسام التقرير ومحتواه.
- المقدمة: يجب أن تكون المقدمة في بداية التقرير وأن تحتوي على عرض سريع لأهمية التقرير ، وأن تعرض المشكلات التي يحاول التقرير التحقيق فيها.
- المناقشة: وهي أهم أقسام التقرير والمقطع الذي يحتوي على أكبر قسم من المعلومات والحقائق ، حيث يتم بحث المشاكل والمقترحات المذكورة وغيرها من الأمور التي تدور حول موضوع التقرير الرئيسي.
- النتائج: ومن خلاله يتم الانتهاء مما ورد في التقرير ويتقرر ما إذا كانت أهداف التقرير ناجحة أم لا.
- التوصيات: وهي نفس المقترحات التي يجب أن يقدمها التقرير كحلول متاحة للتخلص من المشاكل التي نوقشت في التقرير.
- المراجع: يتضمن هذا الجزء المصادر والمراجع المختلفة التي تم الاعتماد عليها في جمع المعلومات والحقائق الواردة في التقرير.
خطوات لكتابة تقرير بطريقة احترافية
نموذج كتابة تقرير عمل
قد يحتاج بعض الأشخاص إلى نموذج تقرير عمل بسيط من أجل البناء عليه بسرعة ، حيث يجب أن يتضمن النقاط المختلفة التي تم الإشارة إليها سابقًا ، وهنا يأتي قالب تقرير حول مشكلة في العمل أو ما شابه:
الشركة: ــــــــ
السيد: ـــــــــــــــــــــــــ ، مدير: ـــــــــــــــــــــــــ
بعد التحية الكريمة ، يجب أن نعلمكم أن: “نص التقرير مكتوب هنا”.
تم إرفاق المستندات والمستندات المطلوبة بالتقرير وتم إرسالها إليك.
وأرجو أن تتقبلوا خالص تقديري واحترامي.
مقدمة:
الوظيفة: ـــــــ
التاريخ: ـــــــ
ما الفرق بين المحضر والتقرير؟
ما هي أنواع التقارير
لا يوجد تصنيف عالمي محدد لتحديد أنواع التقارير ، ولكن هناك بعض الأنواع الشائعة من التقارير التي تستخدم عادة في دراسة التقارير المختلفة وتستخدم بالفعل:
- التقرير الرسمي: هو الذي يتميز بأنه منظم للغاية ، ويتم التركيز على النظام والحيادية ، ويتضمن العديد من التفاصيل ويلتزم بتنسيق معين للكتابة.
- التقرير غير الرسمي: يتكون من فقرات تشبه الرسائل القصيرة ومكتوبة بلغة بسيطة وعادية قريبة من لغة الحياة اليومية.
- التقرير الطويل: هو التقرير الأكثر رسمية ، ولكن لا يوجد معيار لتحديد التقرير الطويل بدقة.
- التقرير القصير: هو التقرير الذي يتكون من صفحة واحدة أو عدة صفحات وهو غير رسمي إلى حد ما.
- التقرير الإعلامي: هو التقرير الذي يحتوي عادة على معلومات مهمة وواضحة ، وهو تقرير سنوي ، ويتم نقل المعلومات من خلاله بين أقسام الشركة.
- التقرير التحليلي: يهدف هذا التقرير إلى دراسة مشكلة معينة ومحاولة إيجاد الحلول المقترحة لها.
- تقرير المقترحات: هو أحد أنواع التقارير التي تهدف إلى إيجاد حلول لمشكلة معينة ، ووضع خطة لدراسة المشكلات ووضع الحلول المناسبة لها.
- تقرير جانبي: هو التقرير الذي يتم كتابته لتعميمه على العاملين في نفس الدائرة أو الوحدة الإدارية داخل الشركة أو المؤسسة أو داخل الوحدات الإدارية.
- التقرير الرأسي: هو التقرير الذي يتم توجيهه من الموظفين إلى المديرين أو من المديرين إلى الموظفين ، ويعتمد تصنيفه على حركة اتجاه التقرير نفسه.
- التقرير الداخلي: هو الذي يتم تبادله داخل الشركة نفسها.
- التقرير الخارجي: هو التقرير الذي يتم توجيهه خارج الشركة.
- التقرير الدوري: هو التقرير الذي يتم إصداره بشكل دوري في تاريخ محدد.
- التقرير الوظيفي: يتضمن هذا النوع العديد من التقارير التي تأخذ اسمها من الغرض الأساسي منها ، بما في ذلك: التقارير المالية وتقارير التسويق والتقارير المحاسبية والمزيد.
كيف تكتب المراجع
خصائص كتابة تقرير عمل
تختلف التقارير عن المستندات والمستندات الأخرى في أنه يجب مراعاة بعض النقاط التي تميزها خاصة تقارير العمل ، وفيما يلي ذكر عدد من الخصائص التي تميز تقرير العمل عن غيره:
- عليك التركيز على أهم المعلومات …